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Großes Software-Upgrade unter Beibehaltung aller kundenspezifischen Anpassungen

Prozesse der Technischen Dokumentation mit SAP PLM und ECTR abbilden – von Dokumentenerstellung bis Übersetzung und Publikation: Genau das tut der in puncto Maschinen weltweit führende Partner für die Druckindustrie. Mit ECTR integrierte er vor Jahren seine Redaktionstools in SAP PLM, um die mehrsprachige Kundendokumentation sowie Ersatzteilkataloge sicher, effizient und transparent übers SAP-System zu managen. Lange wurde ein und dieselbe ECTR-Version genutzt, die mit der Zeit veraltet war. So entschloss man sich, die Software 2016 auf den aktuellen Stand zu bringen, um das System zukunftssicher zu halten.

 

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Konstellation jenseits des Standards

Schon die Tatsache, dass genutzter und aktueller Softwarestand etliche Versionen auseinanderlagen, sorgte für außergewöhnliche Upgrade-Bedingungen. Hinzu kam: ECTR war bei der Einführung mit vielen kundenspezifischen Anpassungen ausgestattet worden. So waren z. B. Standarddialoge verändert oder Menüfunktionen und GUI-Arbeitsbereiche (Workspaces) erweitert worden. Beim Hochrüsten der Software mussten also nicht nur Konfigurations- und Definitionsdateien etc. an die neuen technischen Gegebenheiten der aktuellen ECTR-Version angepasst werden. Auch die kundenspezifischen Funktionen galt es allesamt zu erhalten.

 

Klarer Fall für einen Insider

Als Entwickler von ECTR hatte DSC die Lösung seinerzeit implementiert und war dadurch mit den kundenseitigen Anforderungen und Dokumentationsprozessen vertraut. Optimale Voraussetzungen, um das gewünschte und technisch sehr anspruchsvolle Upgrade bis ins letzte Detail erfolgreich durchzuführen: von der Analyse über die Konzeption bis zur Implementierung. Wie viel Arbeit damit verbunden war, zeigt schon die Projektdauer von 6 Monaten – eine Zeitspanne, in der sich je nach Unternehmensanforderungen ganze Erstimplementierungen realisieren lassen.

 

Kundenindividuelle Umsetzung

Nach Lieferung und Installation der aktuellen ECTR-Version waren die kundenspezifischen Implementierungen vom alten auf den neuen Softwarestand zu übertragen und alle dazu nötigen Anpassungen vorzunehmen. So wurden beispielsweise die Standard-Arbeitsbereiche von ECTR (Schreibtisch, Object Browser etc.) durch einen Handbuchstruktureditor ergänzt. Die individuelle Konvertierungslösung wurde übernommen, nachdem der Konvertierungsserver auf den aktuellen ECTR-Stand gebracht worden war. Und die kundeneigenen Menüfunktionen wurden soweit möglich durch neue ECTR-Standardfunktionen ersetzt, was die künftige Softwarepflege erleichtert.

Um den etablierten Dokumentationsprozess abzubilden, mussten auch ECTR-Standarddialoge wie Dokumentanlage, „Kopieren als“ und Versionieren kundenspezifisch überschrieben werden. Ähnliches galt für Handling und Inhalt des „Arbeitsvorrat“-Containers, die sich gegenüber der alten Version stark verändert hatten. Um für den Kunden die gewohnte Funktionalität nachzubilden, wurde auf der obersten Ebene des ECTR-Schreibtischs ein neuer Container auf Smartlist-Basis implementiert – mit deutlichem Mehrwert. Denn jetzt kann der Kunde, anders als bisher, beliebig viele „Arbeitsvorrat“-Container anlegen: für alle Tasks, alle offenen Tasks usw. Er braucht einfach nur neue Smartlists mit entsprechender Makrodefinition zu konfigurieren.

 

Das Ergebnis – mehr als zukunftssicher

Heute arbeitet der Kunde wieder auf einer topaktuellen und zukunftssicheren Softwareplattform und konnte seine gewohnten Dokumentationsabläufe beibehalten – dank des ECTR-Upgrades und der Spezialisten von DSC. Darüber hinaus profitiert er im Vergleich zur alten Lösung von zahlreichen Zusatzvorteilen:

  • Größere Bedienfreundlichkeit
  • Erweiterte Funktionalität
  • Höherer Standardisierungsgrad
  • Verbesserte Performance  

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