SlickSkript

Transparent verwaltet, effizient bearbeitet, pünktlich geliefert

Einer der weltgrößten Pumpen- und Armaturenhersteller entschied sich 2013, sein SAP-System um eine DMS-Lösung zu erweitern. Der Grund: Verschiedentlich wurde kundenspezifische Dokumentation nicht rechtzeitig fertig und deshalb verspätet ausgeliefert. So verschoben sich Zahlungsziele. Zudem fielen Vertragsstrafen an, die jedes Jahr zu erheblichen Umsatzverlusten führten. Ein Beispiel:

Deutsch
1000000
Euro Auftragswert
10
Prozent Vertragsstrafe
100000
Euro Umsatzverlust
Ein Auftrag – viele tausend Dokumente und Versionen

Die Kundendokumentation umfasst Dokumente zu Herstellung, Installation, Betrieb und Wartung der bestellten Anlage. Außerdem Zeichnungen, Prüfprotokolle und Verkaufsunterlagen. Einige Dokumente müssen vor Fertigungsstart vom Kunden gesichtet und freigegeben werden. Bestimmte Dokumente werden in Handbüchern zusammengefasst, die mehrere hundert Seiten zählen. Unterm Strich können pro Auftrag über 16.000 Dokumente mit insgesamt mehr als 10.000 Versionen anfallen. Um das Dokumenten- und Versionshandling zu optimieren, war Folgendes gewünscht:

  • Den Dokumentationsprozess optimieren und weltweit harmonisieren
  • Den Dokumentationsstatus per Dashboard/Reporting verfolgen können
ECTR als DMS-Lösung der Wahl

Zur zielgerichteten Umsetzung wählte der Pumpenhersteller ECTR, eine Integrationsplattform mit vielen verfügbaren Add-Ons: etwa zur SAP-Anbindung von MS Office, wofür man sich ebenfalls entschied. Im intuitiven ECTR-Desktop, der auch als SAP-Cockpit dient, lassen sich Dokumente aller Art bequem verwalten: übersichtlich, strukturiert sowie logisch verknüpft. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium war die Anpassungsfähigkeit von ECTR. Schließlich sollte der künftige Dokumentationsprozess auch neue Kundenanforderung flexibel abdecken können.

Dokumentenmanagement leicht gemacht

Mit ECTR ließ sich das Dokumentenmanagement nachhaltig optimieren. Für jedes Kundenprojekt erstellt der Pumpenhersteller einen SAP-Object-Folder: mit verschiedenen Unterordnern für die einzelnen Auftragspositionen und zugehörigen Dokumente. ECTR bildet diese Projektstruktur vollständig ab – mit direktem Zugriff auf alle relevanten SAP-Daten und SAP-Funktionen. So lässt sich die Dokumentation direkt im ECTR-Desktop verwalten: vom Freigeben der Entwurfsfassung mit Weiterleitung an den Kunden über das Managen kundenseitig gewünschter Änderungen bis hin zur Freigabe der finalen Dokumentversion.

Zeitersparnis in vielfacher Hinsicht

Nicht nur der ECTR-Desktop spart viel Zeit, sondern auch die MS-Office-Integration. Unter anderem, weil sich SAP-Attribute so in Word- und Excel-Dokumente einbinden lassen, dass sie automatisch aktualisiert werden. Für zusätzlichen Zeitgewinn hat DSC gesorgt: mit Konzeption und Implementierung neuer ECTR-Funktionen. Dadurch läuft vieles auf Knopfdruck. Etwa das Erstellen von Handbuchstruktur, Deckblättern und Kundenbenachrichtigungen. Das Klonen bestehender Strukturen für neue Versionen. Oder auch das Zusammenführen von Dokumenten zu einem vollständigen Handbuch.

Überblick garantiert – für alle Beteiligten

Dank der neuen Lösung sind die involvierten Abteilungen stets auf dem Laufenden. ECTR liefert eine detaillierte Gesamtsicht auf jedes Projekt. So lassen sich Bearbeitungsstand, Versionierung und Änderungshistorie der Dokumentation leicht verfolgen. Ebenso die Kundenkommunikation. Denn aus- und eingehende E-Mails sowie Anhänge werden automatisch zum betreffenden Dokument gespeichert: als Dokumentinfosätze mit Zusatzoriginalen. Um frühzeitig reagieren zu können, gibt´s speziell für Führungskräfte ein Dashboard-Reporting. Dieses schlüsselt projektbezogene Dokumente auf – nach Anzahl und folgenden Kriterien: insgesamt zu erstellen, in Bearbeitung, mit Strafzuschlag, im Verzug, verschickt, kommentiert, freigegeben.

Vom Lokaldebüt zum internationalen Erfolgsauftritt

Mit dem Ziel größtmöglicher Nutzerakzeptanz wurde die neue Lösung erst lokal pilotiert: bei einem spanischen Dokumentationsprojekt und 5 Anwendern. Installation, Konfiguration und Schulung übernahm DSC. Ebenso die Wunschanpassungen für den anschließenden Go-live bei 100 Anwendern. Drei Monate später folgte der Rollout in ganz Europa sowie China und Indien – für ausgewählte Projekte und insgesamt 250 Anwender. Als nächstes soll die Lösung für jedes Projekt mit kundenspezifischer Dokumentation bereitgestellt werden. Und somit 400 Anwender rund um den Globus unterstützen. Der beste Beweis für überzeugende Ergebnisse.

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