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QS-relevante Dokumente einfach, schnell und sicher erstellt: SAP-integriert und nahtlos eingebunden in den Änderungsdienst

2014 wollte ein Technologieführer für Brech- und Siebtechnik seine Prozesse rund ums Erstellen QS-relevanter Dokumente optimieren. Denn die Prüfzeichnungen wurden noch händisch gestempelt und gescannt, die Prüfpläne mit Excel erzeugt und in gesonderten Dateiordnern abgelegt. Das verursachte hohen Aufwand, erschwerte das Finden aktuell gültiger Dokumente und gefährdete so die Prozesssicherheit. Deshalb wünschte sich der Kleinserienfertiger für die Produktentwicklung und Qualitätssicherung am Stammsitz eine digitale, vollintegrierte Lösung – auf Basis des bestehenden SAP-Systems. Als erster Schritt in diese Richtung war ein Projekt mit folgenden Zielen geplant:

  • QS-relevante Dokumente übers SAP-System verwalten
  • Prüfzeichnungen und Prüfpläne automatisiert erzeugen
  • QS-relevante Dokumente in Änderungsdienst integrieren
  • Voraussetzungen für die Integration in SAP QM schaffen
Deutsch
Gut gerüstet an den Start

Was dem Projekt zugutekam: In der Produktentwicklung war Siemens NX bereits in SAP PLM integriert – mit Engineering Control Center (ECTR) und der SAP PLM Integration für NX von DSC. Dadurch lief die Erstellung von Modellen und Zeichnungen bereits SAP-gestützt, und zwar eingebunden in den Änderungsdienst. So flossen nicht nur alle erstellten CAD-Dokumente automatisch ins SAP-System. Auch die Änderungsstände der Bauteile waren transparent dokumentiert und gespeichert: über Materialrevisionen mit der jeweiligen Änderungsnummer. Weitere Vorteile brachte das DSC-Modul ++batchEngine, das Dokumente aller Art automatisiert und workflowgesteuert in beliebige Zielformate konvertiert. So wurden beim Baumaschinenhersteller schon seit längerem Neutralformate für Zeichnungen erzeugt, Austauschformate für 3D-Modelle und PDF-Dateien für MS-Office-Dokumente.

Konzertierte Aktion mit starkem Team

Als Projektteam schlossen sich Experten der DSC Software AG und der neoapps GmbH zusammen. Gemeinsam erstellten sie eine Machbarkeitsanalyse und spezifizierten die Lösung mit Festlegung der Zuständigkeiten. Die Lösungsimplementierung erfolgte in getrennten DSC- und neoapps-Paketen. Der DSC-Partner neoapps lieferte die Software zum Bearbeiten von Prüfzeichnungen und Erstellen von Prüfplänen. Außerdem Software zur automatischen Merkmalsbestempelung von NX-Zeichnungen sowie zum automatischen Erzeugen von Revisionsvergleichsdokumenten für die Änderungsdokumentation. Im Rahmen des Projekts übernahm neoapps die Anbindung der eigenen Software an ECTR sowie kundenspezifische Anpassungen der Bestempelungssoftware. Die DSC-Leistungen reichten von der bereits genannten Analyse und Spezifikation über Entwicklung und Implementierung bis hin zu Betrieb und Go-live-Support.

Alle Basisprozesse rein ins System

Die Anwender sollten QS-relevante Dokumente ganz bequem über die intuitive ECTR-Oberfläche erstellen und bearbeiten können. Dazu waren folgende Basisprozesse in ECTR abzubilden: 1. ein Stempeldokument erzeugen (Prüfplanbasisdokument mit Stempelinformationen) – ausgehend von der Vorgängerversion, sofern vorhanden; 2. anhand des neuen und alten Prüfplanbasisdokuments ein Revisionsvergleichsdokument generieren (mit geänderten, gelöschten und neuen Merkmalen farblich markiert und tabellarisch gelistet); 3. bei der Prüfplanerstellung neben dem Prüfplanbasisdokument automatisch auch die PDF-Datei der betreffenden Zeichnung laden. Welche Leistungen DSC in diesem Zusammenhang erbrachte:

  • Umsetzungskonzeption zum Abbilden der Basisprozesse in ECTR
  • Integration relevanter neoapps-Komponenten ins Modul ++batchEngine
  • Prozessimplementierung in ++batchEngine und auf den ECTR-Clients
  • Erzeugung initialer Stempeldokumente für freigegebene Zeichnungen
Knifflige Anpassung im Change-Management

Seit jeher dokumentiert der Baumaschinenhersteller Änderungsstände von Teilen und zugehörigen Dokumenten über Materialrevisionen. Bisher galt: Ändert sich ein Dokument, erhöht sich automatisch die Materialrevision – und mit ihr die Änderungsnummer. Anhand der gemeinsamen Änderungsnummer waren alle Dokumente eines Änderungsstands stets leicht zu ermitteln. Gemäß Kundenwunsch sollten aber die SAP-integrierten Prüfpläne änderbar sein, ohne dass sich die Materialrevision erhöht. Nicht zuletzt, um auch für ältere, noch produzierte Bauteile neue Prüfplanversionen anlegen zu können. Dennoch sollten die Prüfpläne über die jüngste Änderungsnummer des jeweiligen Bauteils abrufbar bleiben. Um diesen anspruchsvollen Wunsch zu erfüllen, entwickelte DSC ein kundenspezifisches Datenmodell und modifizierte den bestehenden Änderungsprozess. Das Ergebnis: Während das automatisch erzeugte Prüfplanbasisdokument als NonMaster-Dokument am 3D-Modell hängt, ist der Prüfplan ein Master-Dokument. Er lässt sich unabhängig von Zeichnung, 3D-Modell und Materialrevision versionieren. Die erste Prüfplanversion wird nach Freigabe automatisch der Änderungsnummer der zugehörigen Revision des betreffenden Bauteils zugeordnet. Bei Freigabe einer neuen Prüfplanversion wird die bisher zugeordnete Prüfplanversion automatisch durch die neue ersetzt.

Perfekte Lösung fürs Tagesgeschäft

Dank Integration lassen sich die QS-relevanten Dokumente jetzt ganz bequem über ECTR erstellen sowie verwalten und direkt in der neoapps-Software optimieren. Zudem läuft vieles automatisch – einschließlich Speicherung der Dokumente im SAP-System. So funktioniert´s:

  1. Gibt der Anwender eine neue Zeichnungsversion über ECTR frei, erzeugt das System automatisch eine neue Version des Stempeldokuments (Prüfplanbasisdokument) sowie ein Revisionsvergleichsdokument.
  2. Legt der Anwender in ECTR einen Prüfplan an, öffnet sich die entsprechende neoapps-Software mit Stempeldokument und zugehöriger PDF-Zeichnung. Merkmale, Toleranzen und Stempel lassen sich bearbeiten.
  3. Speichert der Anwender einen Prüfplan, hängt das System die gestempelte PDF-Zeichnung und eine automatisch erzeugte Excel-Merkmalliste (mit Sollmaßen und Toleranzen) an das Prüfplanbasisdokument.
  4. Gibt der Anwender einen Prüfplan frei, kopiert ein ECTR-Automatismus die aktuellen Stände der gestempelten PDF-Zeichnung sowie Excel-Merkmalliste vom Prüfplanbasisdokument direkt in den Prüfplan.
Solides Fundament für weitere Schritte

Mit der neuen Lösung kann der Baumaschinenhersteller seine QS-relevanten Dokumente jetzt ohne großen Aufwand erstellen und verwalten: transparent, revisionsbezogen und logisch verknüpft. Durch Einbindung in den Änderungsdienst ist auch ein Höchstmaß an Prozesssicherheit gegeben. Und dank Speicherung im SAP-System sind die aktuell gültigen Prüfpläne unternehmensweit abrufbar – auch in der Qualitätssicherung. Darüber hinaus lassen sie sich mit den zugehörigen Zeichnungen automatisiert an Zulieferer verschicken, die dann bereits Prüfungen vornehmen können. Alles in allem beste Voraussetzungen für die mittelfristig geplante Integration in SAP QM.

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